Guide organisateur

Tout gérer, de la création au jour J

Créer un événement, vendre des billets, encaisser, scanner à l'entrée : le mode d'emploi complet de ton espace organisateur. Pas encore organisateur ?

🚀 Créer et publier un événement

  1. Depuis Mon compte → 📊 Tableau de bord, clique « + Nouvel événement » (titre + date suffisent pour démarrer).
  2. Complète la fiche : description, catégorie, lieu, affiche (1600 × 900 conseillé).
  3. Ajoute au moins un type de billet (nom, prix — 0 € possible —, capacité).
  4. Clique « Publier » : l'événement est en ligne immédiatement sur le site.

🎟️ Vendre des billets et suivre ses ventes

  1. Les acheteurs paient par carte (Stripe) ; le frais de service est payé par l'acheteur, en plus du prix.
  2. Tu reçois un email « 🎉 Nouvelle vente » à chaque commande.
  3. Le tableau de bord affiche ventes du jour / du mois, graphique 30 jours, vues et taux de conversion.
  4. « Participants » (sur chaque événement) donne la liste nominative + l'export CSV pour l'émargement.

💶 Encaisser ses ventes (versements)

  1. Dans Mon compte → section « Versements », clique « Activer les versements ».
  2. Stripe te demande identité + IBAN (~5 min, sécurisé) — c'est obligatoire pour recevoir l'argent.
  3. Une fois actif, ta part (prix des billets, hors frais de service) t'est versée automatiquement à chaque vente.
  4. Le relevé détaillé (brut / frais / net par événement) est dans Tableau de bord → 💶 Versements.

📲 Scanner les billets à l'entrée

  1. Ouvre events-afro.com/scan sur n'importe quel téléphone (aucune app à installer).
  2. Choisis l'événement, autorise la caméra, scanne les QR codes.
  3. Verdict immédiat : valide ✓, déjà scanné, annulé ou inconnu.
  4. Ton staff peut scanner aussi : invite-le depuis Mon compte → 👥 Mon équipe (il lui faut un compte).

🏷️ Codes promoPLAN PRO

  1. Sur la fiche de l'événement → « 🏷️ Codes promo » : crée un code (- % ou - €), avec limite d'utilisations et date d'expiration.
  2. Tes acheteurs le saisissent au paiement ; la réduction s'applique au sous-total.
  3. Active / désactive un code à tout moment.

📣 Campagnes emailPLAN PRO

  1. Tableau de bord → « 📣 Campagnes » : rédige un objet + un message, choisis l'audience (tes abonnés, tes acheteurs, ou les deux).
  2. Crée le brouillon, relis-le, puis « Envoyer maintenant » : l'email part à ton audience via Events Afro.
  3. Chaque email contient un lien de désinscription (obligatoire) — les personnes désinscrites sont automatiquement exclues des envois suivants.

✉️ Écrire aux participantsPLAN PRO

  1. Sur la fiche de l'événement → « ✉️ Email participants ».
  2. Objet + message : l'email part à toutes les personnes ayant un billet (adresses dédupliquées).
  3. Idéal pour un changement d'horaire, les infos pratiques ou un remerciement post-événement.

🎁 Invitations (billets gratuits)PLAN PRO

  1. Sur la fiche de l'événement → « 🎁 Invitations » : choisis le type de billet, l'email du destinataire et la quantité.
  2. Le destinataire doit avoir un compte Events Afro — les billets arrivent dans son espace « Mes billets ».
  3. Les invitations comptent dans la jauge mais pas dans ta recette (0 €).

🔒 Vente privée

  1. Dans l'édition de l'événement, coche « Vente privée » : il disparaît des listings publics.
  2. Définis un code d'accès (optionnel) et partage le lien + le code à tes invités.
  3. Sans le bon code, impossible d'acheter — la vérification se fait à l'étape de paiement.

♻️ Dupliquer un événement récurrent

  1. Dans le tableau de bord, ligne de l'événement → « Dupliquer ».
  2. Une copie en brouillon est créée avec les mêmes billets (compteurs à zéro).
  3. Change la date, ajuste, publie — parfait pour les soirées régulières.

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